해야할 일 처리 핵심 요령

 

직장에 가면 끝없이 쏟아지는 업무를 하나하나 처리하느라 지칠 때가 많죠.

이런 상황에서는 아래 방법이 도움이 될 수 있습니다.

일을 잘 해내려면 멀티태스킹이 꼭 필요하다고 생각하는 분들이 많지만, 사실 여러 일을 동시에 처리하는 건 현명한 방법이 아니라는 연구 결과가 계속 나오고 있습니다.

멀티태스킹을 하다 보면 스트레스가 쌓이고, 심장도 빨리 뛰며, 혈압까지 오를 수 있어요. 더 큰 문제는 멀티태스킹을 하면 오히려 일이 더 오래 걸리고 실수도 잦아진다는 점입니다.

결국, 한 번에 너무 많은 일을 처리하려고 하면, 그러니까 흔히 '작업 전환'이라고 부르는 상황에서 우리의 뇌와 몸은 엄청난 에너지를 소모하게 됩니다.

매사추세츠주 케임브리지에 사는 임상 심리학자이자 경영 코치 앤 웰시도 이렇게 설명합니다. "예를 들어, 보고서를 작성하다가 이메일에 답장하려고 잠시 멈췄다고 가정해 보세요. 다시 보고서로 돌아가려면 어디까지 했는지 기억을 더듬고 내용을 파악하는 데 또다시 에너지가 듭니다." 웰시는 또 "업무를 전환할 때마다 의사 결정이나 계획 세우기, 집중 같은 중요한 실행 능력이 떨어질 수 있다"고도 덧붙였습니다.

오하이오주 콜럼버스에서 Focused Mind ADHD Counseling을 운영하고, 임상 책임자로 있는 빌리 로버츠 역시 비슷한 이야기를 전합니다. 그는 "아무 계획 없이 '오늘 어떤 일이 벌어질지 한 번 보자'는 마음가짐으로 하루를 시작하면, 생각보다 많은 방향으로 끌려다니게 됩니다. 결국 시간이 지날수록 압박감을 느끼고, 퇴근 무렵엔 오늘 한 일에 만족하지 못할 확률이 높아요"라고 말했습니다.

DHD와 생산성 전문가들이 자주 추천하는 해결책 중 하나가 바로 시간 차단입니다. 시간 차단은 정해진 시간 동안 특정 업무에만 집중하는 시간 관리 방법이에요. 예를 들어, 오전 9시부터 10시까지는 받은 편지함을 확인하고 이메일에 답장하는 데 쓰고, 10시부터 12시까지는 고객 제안서를 작성하는 식으로 시간을 미리 나눠두는 거죠. 점심시간은 오후 1시까지로 정해놓을 수도 있고, 오후 1시부터 3시까지는 부하 직원들과 1:1 면담 시간을 따로 잡을 수 있습니다.

물론 이렇게 시간을 계획하는 방식은 사람마다 다를 수 있습니다.

중요한 건, 각 업무나 주제별로 일정한 시간을 미리 확보해 두는 데에 있습니다.

시간 차단의 장점

웰시는 하루를 좀 더 의도적으로 짜는 방법이라고 설명합니다. "시간 차단을 하면 한 번에 한 가지 일에만 집중할 수 있어요. 여러 가지 일을 동시에 하느라 머릿속 에너지가 분산되는 걸 막아주죠."

시간을 나누어 보면 각 작업에 얼마만큼의 시간을 할애해야 하는지 더 쉽게 파악할 수 있습니다. 이렇게 하면 하루에 실제로 무엇을 이룰 수 있을지에 대해서도 좀 더 현실적인 감을 잡게 됩니다.

텍사스주 프리스코에 있는 마인드패스 헬스의 소아·청소년, 성인 정신과 전문의 지샨 칸 박사에 따르면, 시간 차단 기법을 쓰면 뇌가 한 번에 한 가지 일에 깊게 몰입할 수 있어 창의적인 생각과 문제 해결 능력도 더 잘 발휘된다고 합니다.

또한 몇몇 연구를 보면, 시간 차단은 주의를 산만하게 하는 요소를 줄이고, 여러 가지 일을 오가면서 낭비되는 시간도 아낄 수 있게 도와줍니다. 칸 박사는 "시간을 차단하면 이런 잦은 전환을 줄일 수 있어, 머리가 덜 피로해지고 인지 효율도 유지할 수 있습니다"라고 말했습니다.

또한, 시간 차단은 무슨 일을 언제 해야 할지 끊임없이 고민하지 않아도 되게 만들어 '결정 피로'를 줄여줍니다. 웰시는 “한 가지 일에 완전히 집중하면 생산성이 높아지고 그 일에 몰입할 수 있습니다”라고 덧붙였습니다.

실제로 시간 차단을 실천하는 사람들 중에는 더 큰 성취감을 느끼는 경우가 많습니다. 그 이유는 짧은 시간 동안 깊은 집중을 통해 과제를 끝마치면서, 목표를 향해 한 걸음씩 나아간다는 동기를 얻게 되기 때문입니다. 로버츠는 “구체적으로 목표를 향해 진전을 이뤄가다 보면 만족감이 커지고 그 자체가 또 다른 동기 부여로 이어집니다”라고 말합니다.

시간 차단을 시작하는 방법

먼저, 하루 동안 하고 싶은 일들을 쭉 적어보세요. 로버츠는 구체적으로 적는 것이 도움이 된다고 말합니다. 예를 들어, 그냥 "보고서 작성"이라고만 적기보다는 "보고서 배경 조사"나 "서론 작성"처럼 세분화해 보라는 거죠.

그리고 각 작업을 마치는 데 대략 얼마나 걸릴지 예상해 보세요. 각 작업에 일정한 시간(예를 들면 30분이나 1시간 등)을 배정하고, 중간중간 짧은 휴식도 넣어두면 좋습니다. 어떤 일에는 더 긴 시간을 할애해도 괜찮으니 너무 틀에 맞추려고 하지 않아도 됩니다.

예를 들어 오전 9시부터 10시까지 1시간은 원고 작업을 하고, 15분간 쉬었다가, 10시 15분부터 10시 30분까지는 관리 업무를 할 수 있겠죠.

시간 블로킹에는 여러 가지 방법이 있어요. 어떤 전문가들은 3 대 1의 비율을 추천하기도 합니다. 예를 들어 90분 동안 집중해서 일하고, 30분은 쉬는 식이죠. 본인에게 잘 맞는 방식을 찾으려면 여러 루틴을 하나씩 시도해 보는 게 좋습니다.

무엇보다 중요한 건 융통성을 잃지 않는 거예요. 칸은 시간 제한을 너무 엄격하게 둘 필요가 없고, 자신의 우선순위나 그날그날의 컨디션에 맞게 일정을 자유롭게 조정해야 한다고 조언합니다.

로버츠 역시 결국 중요한 건 내가 내 일정을 주도한다는 느낌을 갖는 것이라고 말했어요. 일정이 나를 이끄는 것이 아니라, 내가 일정을 이끄는 거죠.

 

늘 건강하고 행복하세요~

by 톡톡 튀는 슬기로운 점프(톡톡점프) 

 

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2025.06.14 - [슬기로운 건강 생활] - 사람들이 스트레스에 반응하고 대처하는 방법

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